Het Nieuwe Vergaderen, toelichting

Omdat het nieuwe vergaderen voor een eenvoudige burger als ik, die pakweg vijftig jaar de lokale politiek op de voet volgt, zich aan mij vertoont als een onnavolgbaar gebeuren met veel geloop in de raadszaal en gedoe met microfoons, vroeg ik aan Debby de Heus, onze onvolprezen raadsgriffier hulp en toelichting. Dat leidde tot onderstaande mailwisseling.

Inleiding

Omdat de lezer van deze website waarschijnlijk ook een meer dan gemiddelde belangstelling heeft voor het reilen en zeilen van de Wijdemeerse politiek zet ik de mailwisseling tussen Debby en mij hieronder integraal op Rading Nul. (Met toestemming van Debby.)

Trouwe lezers zullen begrijpen dat het nieuwe vergaderen mij niet kan bekoren. Technische vragen worden per mail afgehandeld, het werkelijke debat wordt verdeeld over twee commissievergaderingen en de raad waardoor je drie vergaderingen moet volgen om te begrijpen wat er besloten wordt en waarom. En moties en amendementen moeten voor de raad ingeleverd worden. Het inleveren van een motie of amendement vooraf is überhaupt een voorwaarde om aan het debat in eerste termijn deel te mogen nemen in de raad.

Die regel leidde bij mij tijdens de raad van 7 maart tot verbazing en bij Alette Zandbergen tot ergernis. Ik schreef daar toen over:

Dat mocht niet van burgemeester Crys Larson, “want dat hebben ‘we’ niet afgesproken”. U mag alleen iets te berde brengen als u een motie in dient.” Een motie vooraf indienen blijkt dus een ticket te zijn om aan het debat deel te mogen nemen. Maar wat als je je nog een mening wilt vormen in dat debat. Dan hebben we hier een onvervalste vicieuze cirkel. Catch 22.
Alette Zandbergen liet zich niet stoppen door de voorzitter, maar ging door, en sprak dwars door de protesten van de burgemeester heen. Die liet haar gaan nadat Alette Zandbergen had toegezegd een motie, welke over wat dan ook, later in te dienen. Veel later, aan het einde van het debat diende Alette Zandbergen namens DLP een motie van wantrouwen in.

De mailwisseling tussen Debby en mij begon met onderstaande mail aan raad, pers en andere belangstellenden:

________________________________________

Algemene Mail van Debby de Heus 29 april 2020

Goedenavond,

De agenda voor de raadsvergadering is vrijgegeven op het raadsinformatiesysteem.

In overleg met het presidium is besloten de raadsvergadering digitaal te houden via MS Teams. Net als bij de digitale commissievergaderingen gelden de digitale vergaderspelregels. Aanvullend is de afspraak dat u moties, amendementen en indien mogelijk ook stemverklaringen 12 uur voor aanvang van de vergadering (donderdag 7 mei om 08.00 uur) aanlevert bij de griffie. Op de dag van de vergadering krijgt u een spoorboekje met alle bijbehorende stukken.

Besluitvorming in een digitale raadsvergadering is mogelijk op basis van de ‘Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming’. Voorwaarden zijn onder andere dat de vergadering openbaar is (een besloten vergadering kan niet digitaal) en dat alle deelnemers zichtbaar in beeld zijn op een eigen Wi-Fi verbinding (thuis). Bij de griffie bekijken we of het mogelijk is om bij Notubiz tijdelijk de module NotuVote aan te schaffen, om de stemming makkelijk te maken.

In overleg met Sandra van Rijkom is afgesproken dat we op een later moment stilstaan bij haar afscheid als raadslid. Als er geen schriftelijke stemming wordt gevraagd zijn de benoemingen van Ram Lachman als raadslid en Nelleke Degenhart als fractieassistent namens PvdA-GroenLinks digitaal wel mogelijk.

In een aparte mail krijgt u via Zivver de beantwoording van de aanvullende vragen over de geheime bijlagen van de GREX.

Als u verder nog vragen heeft kunt u contact met de griffie opnemen.

Met vriendelijke groeten,

Debby de Heus, Raadsgriffier gemeente Wijdemeren

___________________________________________

Vraag van Rik aan Debby 1 mei 2020

Dag Debby,

Hartelijk dank voor het sturen van je bovenstaande mail.

Ik heb er een vraag over, die over het nieuwe vergaderen gaat.
Je schrijft dat moties, amendementen en stemverklaringen 12 uur voor de vergadering aangeleverd moeten zijn bij jou.

Ik begrijp daar niets van.

In de raad wordt gedebatteerd over een raadsvoorstel.
Dat debat moet er toe leiden dat een fractie (of een raadslid) de argumenten van alle deelnemers (raad en college) hoort en zich een mening kan vormen.
Hoe kan je als raadslid al vóór de vergadering weten dat je je wel of niet laat overtuigen door de steekhoudende argumenten van anderen.
Dat weet je niet!

Het kan best zo zijn dat je vooraf geen moties, amendementen of stemverklaringen hebt, maar dat je als raadslid gaande het debat daartoe besluit. Bijvoorbeeld als het debat een richting op gaat waarmee je het eens bent, op voorwaarde dat in een motie of amendement van jou dit of dat wordt vastgelegd.

In de vergadering van 7 maart leidde deze regel ook tot een ontsporing. Alette Zandbergen had geen motie of amendement ingediend. De voorzitter wilde haar daarom niet het woord geven in eerste termijn. Zij nam toch het woord, zeer tegen de zin van de voorzitter in, hetgeen tot een lichte woordenwisseling leidde.
Ik zat daar met stijgende verbazing naar te kijken. (Zie hieronder.)

Je weet vooraf niet wat je gaat stemmen en welke moties of amendementen je gaat steunen of verwerpen. Daar is dat debat nu juist voor. Als dat niet kan, dan is de raad slechts een stempelmachine waarin wordt bekrachtigd wat vooraf is bekokstoofd.

Kan je mij uitleggen hoe dit werkt? Je zal er vast over nagedacht hebben, maar ik snap het niet. Waar is het debat voor als alles al vast ligt en je niet meer het woord krijgt als je alleen wilt horen wat de anderen er van vinden.

Groeten, Rik

Uit mijn stuk over de raad van 7 maart:

Dat mocht niet van burgemeester Crys Larson, “want dat hebben ‘we’ niet afgesproken”. U mag alleen iets te berde brengen als u een motie in dient.” Een motie vooraf indienen blijkt dus een ticket te zijn om aan het debat deel te mogen nemen. Maar wat als je je nog een mening wilt vormen in dat debat. Dan hebben we hier een onvervalste vicieuze cirkel. Catch 22.
Alette Zandbergen liet zich niet stoppen door de voorzitter, maar ging door, en sprak dwars door de protesten van de burgemeester heen. Die liet haar gaan nadat Alette Zandbergen had toegezegd een motie, welke over wat dan ook, later in te dienen. Veel later, aan het einde van het debat diende Alette Zandbergen namens DLP een motie van wantrouwen in.

___________________________________________

Antwoord van Debby de Heus aan Rik Jungmann

Hoi Rik,

Goed dat je deze vraag stelt. Ik merk dat er nog best wat onduidelijkheid is over hoe ‘het nieuwe vergaderen’ werkt. Daarom werken we aan een update van het reglement van orde met een leesbare toelichting van de spelregels. Los daarvan is mijn oproep in de mail vorige week om moties, amendementen en stemverklaringen vooraf aan te leveren bij de griffie vooral ingegeven door het digitaal vergaderen. Donderdag gaan we tijdens de raadsvergadering voor het eerst digitaal besluiten. Daarvoor gebruiken we een stem-applicatie NotuVote. Die moet vooraf ingericht worden. Als griffie hebben we daarom inzicht nodig in hoe de vergadering gaat lopen. Ter vergadering nog allerlei stukken in het systeem invoeren zal lastig zijn. Voor de duidelijkheid had ik beter in de mail erbij kunnen zetten ‘concept’ moties, amendementen en stemverklaringen. Formeel kan een raadslid die pas indienen bij de vergadering en dat kan op ieder moment tot de sluiting van de vergadering. Ik veronderstelde dat het volstrekt helder is dat besluiten voor de vergadering niet al genomen kunnen zijn.

Voor het nieuwe vergaderen hadden we ook al de afspraak dat fracties hun voorgenomen moties en amendementen tijdig bij de griffie aanleveren voor controle (klopt het concept-besluit en is het wel een amendement?). Als fracties vooraf vragen concepten niet te delen dan doen we dat niet. In vertrouwen gaat het om de voorbereiding en het soepel kunnen laten verlopen van een vergadering. Als griffie faciliteren we dat proces.

Dan kom ik bij het experiment met het nieuwe vergaderen. In artikel 16 Gemeentewet is opgenomen dat de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Hierdoor heeft iedere raad de nodige ruimte voor eigen invulling van het vergadermodel. Zo kan het model een weerspiegeling zijn van de eigen en unieke ‘couleur locale’ en is het niet zo makkelijk te zeggen dat een werkwijze goed of fout is. De keuze over de vergaderafspraken is aan de raad. Als de raad uiteindelijk maar tot raadsbesluiten komt.

Op 19 september 2019 heeft de raad ingestemd met een vergaderexperiment voor een jaar. Daarin zijn vijf vergaderafspraken als uitgangspunt vastgesteld:

• 1. We houden ons aan de planning, inclusief de vergadertijd.
• 2. Geen herhaling van standpunten of zetten.
• 3. Technische vragen komen aan de orde in de beeldvormende fase.
• 4. Politieke vragen komen aan de orde in de oordeelsvormende fase.
• 5. In de besluitvormende fase stimuleren we het debat.

De raad wilde graag de oude commissiestructuur behouden. Daarbinnen hebben we het BOB-model geïntroduceerd. Ik wil in deze mail niet de hele werking van het BOB-model uitschrijven. Daarvoor verwijs ik graag naar de update van het nieuwe reglement van orde die binnenkort beschikbaar is. Uitgangspunt is dat iedere fase – Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming – een eigen karakter heeft met afspraken die passen bij het doel van die fase. In het oude vergadermodel zag je dat de raad erg gefocust was op het college. In de commissie werden er veel (technische) vragen aan de portefeuillehouder gesteld. Die was vervolgens lang aan het woord. Daarna was de raad vaak een herhaling van dit vraag – antwoord spel. Debat en wisseling van standpunten tussen raadsleden onderling was er weinig. Dan hoor ik je de vraag stellen: is dat dan nodig? Dat is een keuze. Als griffier vind ik wel dat de raad moet werken aan zijn positie. De raad is het hoogste bestuursorgaan en heeft sinds de dualisering in 2002 eigen taken en bevoegdheden. In de zes jaar dat ik inmiddels in Wijdemeren ben zie ik dat de raad de neiging heeft om op de stoel van het college (uitvoering) te willen zitten. Vragen stellen is makkelijker dan zelf stelling nemen. Rolvastheid tussen college en raad is wat mij betreft een blijvend aandachtspunt.

Kom ik bij de afspraak in het vergaderexperiment dat de behandeling van een bespreekstuk in de raad start met de indiening van een motie en/of amendement. In de oordeelsvormende fase (commissie) hebben de fracties een oordeel over een raadsvoorstel gevormd. Daar zijn de laatste vragen aan de portefeuillehouder gesteld en zijn standpunten uitgewisseld. De fase van besluitvorming is gericht op het nemen van een besluit. Bespreking is alleen noodzakelijk over wijziging van een voorgenomen raadsbesluit en die wijziging kan alleen met een motie of amendement. Met de afspraak geen herhaling is het ook niet de bedoeling om in de raad nog een keer de oordeelsvormende fase over te doen. Als uit de commissiebehandeling is gebleken dat er geen discussiepunten meer zijn, is de agendering in de raad een hamerstuk. Raadsleden hebben daarbij de mogelijkheid een stemverklaring af te leggen (die je vooraf kunt voorbereiden) om hun stemgedrag te motiveren. Zijn die discussiepunten er wel, dan is de afspraak dat een fractie stelling neemt en in eerste termijn een motie en/of amendement indient. Dit is op schrift. voordeel is dat de indiener zijn standpunt helder op papier heeft en bij het vooraf delen van de stukken iedereen alvast kan nadenken en het debat kan voorbereiden. In het verleden kwam het argument – ik heb het niet kunnen voorbereiden, dus ik kan niet reageren – regelmatig voorbij.

In het nieuwe vergaderen is de volgorde van behandeling dus anders. Vragen stellen en eerste standpunten wisselen is in de oordeelsvormende fase. Als de commissie concludeert dat een voorstel rijp is voor besluitvorming in de raad, dan is het tijd voor de raadsleden om stelling te nemen om een raadsbesluit te wijzigingen (amendement) of een uitspraak te doen (motie). Daar gaat vervolgens het debat over in de raad. Zo blijven we niet hangen in het vrijblijvende vraag – antwoord spel met het college, komt het debat op gang en is de raad meer in positie. De raad heeft hier een training over gehad en vooraf adviseren wij fracties ook over deze gang van zaken (dat is in de casus die je beschrijft nadrukkelijk gebeurd). Een verrassing kan het dus niet zijn en daarom handhaaft de voorzitter de spelregels. Anders zijn we heel snel weer terug in het oude vergadermodel en ervaren we niet de voor- en nadelen van het experiment.

Ik hoop hiermee een duidelijke uitleg te hebben gegeven. Zo niet, dan praat ik er graag mondeling nog een keer met je over door.

(Je mag deze mail gebruiken voor een vervolgartikel op Rading Nul, mocht je dat willen.)

Vriendelijke groeten,

Debby de Heus,

Raadsgriffier gemeente Wijdemeren

___________________________________________

Naschrift

Ik geef een eerste zeer globale reactie:

Er zitten zeker goede aspecten en verbeteringen in de gang van zaken zoals Debby de Heus die hierboven beschrijft. Minder herhalingen van standpunten (en hopelijk minder obligate complimenten), dat is winst.

Maar het is voor de burger niet meer te volgen. Bezoek je de raad, dan kijk je naar voorgekookte besluiten, moties en amendementen die al afgestempeld zijn en alleen nog in de raad bekrachtigd hoeven te worden. (Een raad kan dan in een half uurtje klaar zijn.) Wil je weten hoe tot een besluit is gekomen, dan moet je de beide commissievergaderingen volgen, want daar vinden de besluiten plaats.

Hoewel? Debby schrijft: “In de besluitvormende fase stimuleren we het debat.” Dus toch debat in de raad. Maar mag je daar dan alleen aan deelnemen als je een amendement hebt ingediend? Dus dan moet je als burger toch naar de raad. Hoewel? Nieuwe amendenten kunnen niet ingediend worden, of mag dat wel als je al een amendement hebt ingediend?

Samenvattend: Er werd te weinig recht gedaan aan de gescheiden verantwoordelijkheden van college en raad. Dat is zeker waar. Er werd soms er lang doorgemeierd omdat elke partij aan het woord moest komen en daar te ruim gebruik van maakte.En er werd vaak naar de bekende weg gevraagd.  Maar, anderzijds,  door alleen de  raad te volgen begreep je waar de fracties vandaan kwamen en hoe ze erover dachten. Dat ontbreekt nu.

Deze discussie is nog niet klaar denk ik.