Nu we overspoeld worden door nieuws over de problemen van Wijdemeren vroeg ik mij af wat de bevindingen van Bureau Necker van Naem daarover waren. Het rapport dat NvN produceerde werd opgeleverd op 10 juni 2021. Daarna werd het terug gestuurd door het college omdat de inhoud niet beviel of onvoldoende was. We zullen dat nooit weten. Hoe dan ook, we doen het met de versie die in het Raads Informatie Systeem, het RIS staat.
Alleen al de url van het stuk in het RIS verraad dat het hier om brisante informatie gaat. Kijk maar. Het woordje “GEHEIM” verraadt al dat we met het lezen van dit rapport doordringen tot de gevoeligste informatie van Wijdemeren. Er op klikken opent deze doos van Pandora voor wie het durft.
https://wijdemeren.raadsinformatie.nl/document/10447714/2/GEHEIM%20Rapportage%20organisatieonderzoek%20Wijdemeren%20-%20definitieve%20versie
Hebben we op die link geklikt dan kunt u de 39 pagina’s, met veel wit, op uw gemak nalezen. Interessante lectuur voor wie belangstelling heeft voor de lokale politiek. Hieronder citeer ik wat delen die toepasselijk zijn op datgene wat we in Wijdemeren op dit moment horen en zien. De reacties van collegeleden, de ontevredenheid van de raad en de interne gang van zaken, die volgens NvN leidt tot communicatieproblemen tussen college en ambtenaren, tussen raad en ambtenaren, tussen college en raad, tussen ambtenaren en inwoners, etc.
Vanaf hier vindt u hieronder alleen nog citaten uit het NvN rapport. Hier en daar in het rood benadrukt. Daarnaast staat in groen cursief wat commentaar van mij.
Daar gaan we!
Voorbereiding van besluitvorming
De ambtelijke organisatie bereidt de besluitvorming van het college voor. De collegeleden hebben over het algemeen een beperkte rol bij de voorbereiding. Dat wil zeggen dat het niet gebruikelijk is dat voorafgaand aan het opstellen van een collegevoorstel een ‘start’gesprek in het college plaatsvindt over het onderwerp, de kaders en de randvoorwaarden. Individuele portefeuillehouders hebben dat over het algemeen evenmin, met uitzondering van een aantal politiek gevoelige dossiers. Het effect van deze werkwijze is dat collegeleden de stukken uit hun portefeuille pas onder ogen krijgen wanneer deze in een vergevorderd stadium zijn. Het gevolg hiervan is dat collegeleden daardoor vaak nog slechts marginale wijzigingen in het stuk kunnen aanbrengen of dat het stuk in de vertraging komt wanneer grotere stukken herschreven moeten worden. Ook kan het voorkomen dat door het ontbreken van een gezamenlijke start, het uiteindelijke voorstel niet aan de verwachtingen van het college voldoet.
Een goed voorbeeld van deze aanpak is het collegevoorstel voor de nieuwe APV verordening, dat door coalitielid Olivier Goetheer vakkundig gesloopt werd, omdat er weinig van klopte en de burgemeester geen weerwoord had.
Een ander knelpunt in de voorbereiding van besluitvorming is de interne samenwerking tussen de verschillende teams. Samenwerking tussen de verschillende teams komt niet altijd goed van de grond en daarnaast wordt een te beperkte ondersteuning en advisering van de bedrijfsvoeringsteams ervaren (zie hoofdstuk 3). Daardoor komt het voor dat voorstellen de aansluiting of relatie met andere voorstellen of beleid missen of dat bepaalde consequenties van voorstellen onvoldoende inzichtelijk zijn.
In onze gesprekken met de ambtenaren kwam deze klacht ook voor. Voornamelijk veroorzaakt door het feit dat collega’s met kennis van andere teams uit de organisatie zijn vertrokken, dan wel ziek of afwezig zijn om acute vragen te beantwoorden.
Beide knelpunten hebben tot gevolg dat de samenwerking tussen college en organisatie onder druk staat, omdat de kwaliteit van de aangeleverde voorstellen niet altijd aan de verwachtingen voldoet.
Besluitvorming in de gemeenteraad
Een deel van de besluiten van het college gaan door naar de gemeenteraad. De gemeenteraad hecht aan de kwaliteit van de raadsvoorstellen en ervaart regelmatig dat voorstellen niet aan de gestelde kwaliteitseisen voldoen. In het recentelijk uitgevoerde onderzoek van de rekenkamer naar de kwaliteit van de raadsvoorstellen, wordt bevestigd dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen onvoldoende is en raadsleden matig tot slecht ondersteunen in hun kaderstellende en controlerende rol.
De gemeenteraad is zich bewust dat hij als kritisch kan worden ervaren door de organisatie. Dat heeft verschillende oorzaken. Raadsleden worden geregeld aangesproken door inwoners en andere belanghebbenden die contact hebben met de gemeente. Daarbij worden de raadsleden vaak aangesproken op de dienstverlening, waarbij uit de gesprekken die zij voeren blijkt dat antwoorden op vragen niet, niet goed of te laat worden verstrekt.
Een tweede verklaring wordt gegeven door het vergadermodel, waarbij vragen over voorstellen alleen nog schriftelijk ingediend mogen worden. Daarnaast mogen raadsleden niet rechtstreeks contact opnemen met ambtenaren. Beide aspecten zorgen ervoor dat raadsleden weinig rem voelen op het stellen van schriftelijke vragen over de stukken. Voorheen mochten raadsleden de ambtenaren wel rechtstreeks benaderen en werden vele vragen al in dat contact beantwoord of vroegen ambtenaren de raadsleden naar de vraag achter de vraag, waardoor de informatievoorziening gerichter werd.
Deze paragraaf is mij uit het hart gegrepen, zoals trouwe lezers weten. Het glasharde onderscheid tussen politieke vragen en technische vragen in combinatie met het al dan niet toestaan van de ene of de andere soort vragen in raad, commissie of beeldvormende sessie én de regel dat de ene vraag schriftelijk gesteld móet zijn voor een bepaald tijdstip, maar de andere (politieke) nog niet gesteld mag worden, verlamt het debat. Politiek onwelgevallige vragen krijgen van de strenge voorzitters het stempel “technisch” en verdwijnen zo geluidloos in de prullenbak. Raadsleden formuleren vragen tegenwoordig zo dat ze de verhullende naam “aanvullend” krijgen in de hoop toch een antwoord te krijgen en aan de prullenbak te ontsnappen. Natuurlijk is het handig om technische vragen vooraf te stellen, ook voor de wethouders, maar zo streng als er nu met vragen wordt omgegaan is, ook voor de toehoorder, de dood in de pot.
Tenslotte beseft de raad dat de ambities van de gemeente hoog zijn, waardoor de eisen die de raad aan de organisatie stelt ook hoog zijn. Mogelijk zelfs te hoog. Alleen doordat het gesprek over de ambities en de vraag wat de organisatie aankan wat de raad betreft ontbreekt, blijft de raad in zijn uitingen kritisch.
Dat de samenwerking tussen raad en ambtelijke organisatie een aandachtspunt is, blijkt ook uit het medewerkersonderzoek. De medewerkers ervaren veel druk vanuit de raad, onder andere vanwege de gedetailleerde vragen die worden gesteld. Daarnaast worden er veel moties en amendementen ingediend, wat eveneens tot druk leidt. Dat vraagt veel van het college en de ambtelijke organisatie.
4. Het samenspel tussen college, raad en organisatie moet beter
Het college, de gemeenteraad en de organisatie werken samen en kijken daarin kritisch naar elkaar. Wanneer kritisch meedenken te ver wordt doorgevoerd, kan dat er toe leiden dat stilstand dreigt en de gremia handelingsverlegen worden. In Wijdemeren zie je dat de verschillende gremia elkaar verwijten op elkaars stoel te zitten, waardoor het samenspel niet tot zijn recht komt. De gemeenteraad en in mindere mate ook het college herkennen de werkdruk in de organisatie onvoldoende en hebben te weinig zicht op de daadwerkelijke knelpunten in de organisatie. Dit inzicht wordt hen vanuit de organisatie ook te weinig geboden. Kritiek vanuit de gemeenteraad wordt daardoor niet meer als opbouwend ervaren.
Het vergadermodel van de raad draagt overigens bij aan de kritische houding van de raad. Het samenspel tussen de gremia is gebaat bij verbinding, die begint in de driehoek en waar nodig verbreed wordt tot de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Dit zou het gevoel van ‘samen voor de klus staan’ versterken.
b. Aantal directeuren en teammanagers
In de huidige structuur heeft ieder domein een eigen directeur. In combinatie met de 13 teammanagers maakt dit dat de gemeente veel leidinggevenden heeft. Uit de benchmark is gebleken dat gemeenten van vergelijkbare omvang ook werken met domeinen, maar niet ieder domein een eigen directeur heeft of ieder team een eigen teammanager.
De gemeente Wijdemeren zou het af moeten kunnen met zeven leidinggevenden, waaronder de gemeentesecretaris. Daarnaast zal het terugbrengen van het aantal leidinggevende versterkend kunnen werken in de cultuur van de organisatie en het uitdragen van de waarden en principes, doordat medewerkers meer verantwoordelijkheid krijgen.
Einde letterlijke citaten (incl. enkele spel- en stijlfouten)
Tot zover enkele citaten uit het rapport van Necker van Naem uit juni 2021. Overigens werd in dat rapport geciteerd uit het rapport van Rijnconsult van september 2017, voor de door gedeputeerde Jack van der Hoek (D66) geïnitieerde en bijna geslaagde, maar door Minister Kajsa Ollongren (D66) getorpedeerde fusie met Hilversum (omdat die niet van onderaf kwam).
Rijnconsult adviseerde Wijdemeren toen al om een duidelijke keuze voor de toekomst te maken. Het toenmalige college trok acht ton uit voor organisatieverbetering.
Herkenbaar
Veel uit het NvN rapport is herkenbaar. De problemen van de raad met snelheid en kwaliteit. De ontbrekende diepgaande kennis van het college inzake voorstellen die het doet. De problemen van het ambtelijk apparaat met onderbezetting en ziekteverzuim die niet tot in de raad bekend worden. De starheid en kramp van het vergadermodel. Het gebrek aan souplesse om raadsleden direct vragen te laten stellen aan ambtenaren.
Wat deed Heintjes?
Dit alles teruglezende vraag ik mij af wat de verandermanager i.c. plaatsvervangend gemeentesecretaris, de heer Heintjes, direct rapporterend aan burgemeester Larson, met als specifieke opdracht de implementatie van de aanbevelingen van Necker van Naem, bereikte in de periode dat hij in Wijdemeren werkzaam was. Misschien op gebieden die de buitenwereld niet weet of niet ziet. Dat kan. Voor de buitenwereld zijn de problemen van vandaag in Wijdemeren dezelfde als een jaar geleden, maar dan groter.
Vele oud strijders nemen met een glimlach kennis van de berichten over het wel en wee in Wijdemeren.
Een conclusie overheerst: Wat waren wij op tijd weg.